Event adalah suatu agenda, kegiatan atau festival tertentu yang menunjukkan, menampilkan dan merayakan untuk memperingati hal-hal penting yang diselenggarakan pada waktu tertentu dengan tujuan mengkomunikasikan pesan-pesan kepada pengunjung
Dalam mengkonseptualisasikan suatu peristiwa, curah pendapat untuk menentukan pengalaman, mengembangkan konsep, kemudian merancang pengalaman tersebut. Ada lima pertanyaan penting untuk ditanyakan saat membuat konsep acara:
Mengidentifikasi pentingnya dan kelayakan penyelenggaraan acara.
Memahami lingkungan acara adalah dasar untuk menciptakan perselingkuhan yang spektakuler. Untuk memahami lingkungan ini, pemangku kepentingan acara (pemain utama) harus diidentifikasi. Manajer acara harus memeriksa tujuan dari para pemain utama ini dan memahami apa yang diharapkan oleh masing-masing dari mereka. Setelah ini dipahami, Anda akan memiliki informasi yang diperlukan untuk menyatukan elemen kreatif acara tersebut.
Pastikan ada cukup waktu untuk didedikasikan untuk penelitian dasar. Pertimbangkan kebutuhan penonton, dan ketahui kondisi klimaks apa pun jika acara akan diadakan di luar ruangan.
Pilihan tempat harus mewakili kompromi terbaik antara kebutuhan organisasi acara, kenyamanan penonton, aksesibilitas, dan biaya.
Hal ini harus sesuai dengan kebutuhan, keinginan, keinginan dan harapan audiens, serta harus bersinergi dengan mengapa, siapa, kapan dan dimana acara tersebut. Ditulis oleh Clarissa Bannor.
Ada banyak alasan untuk optimis tentang keadaan industri acara. Tahun 2022 menyaksikan kebangkitan acara tatap muka , sementara peningkatan digitalisasi acara telah menawarkan peluang baru yang menarik untuk meningkatkan dan memperluas keterlibatan peserta.
Di sisi lain, beberapa tantangan telah muncul, tidak terkecuali dampak kenaikan inflasi dan kekurangan staf yang berkelanjutan di seluruh wilayah. Meskipun demikian, permintaan akan acara tetap tinggi dan terus bertambah.
Saat kita melihat ke depan hingga tahun 2023, berikut adalah sembilan tren teratas yang diharapkan di tahun mendatang – dan bagaimana tren tersebut akan memengaruhi pertemuan dan acara Anda.
Meningkatnya inflasi, dikombinasikan dengan permintaan yang tinggi dan peningkatan biaya acara, berarti organisasi perlu meningkatkan pengeluaran acara mereka. Laporan CWT 2022 memperkirakan biaya per peserta untuk rapat dan acara menjadi 25% lebih tinggi daripada tahun 2019, dengan perkiraan ini akan meningkat sebesar 7% lagi pada tahun 2023.
Dengan potensi resesi yang menjulang, bisnis akan sangat berfokus pada penghematan biaya dan menemukan efisiensi di seluruh program acara mereka. Kebutuhan untuk mengendalikan biaya juga akan lebih menekankan pada penyelenggara acara untuk membuktikan ROI acara karena semakin penting untuk menunjukkan dampak dan nilai bisnis acara.
Kiat teratas: Dapatkan visibilitas di semua rapat dan acara Anda untuk mengidentifikasi di mana efisiensi dapat ditemukan dan pengurangan biaya. Buat proses standar dan gunakan teknologi untuk membantu mengotomatiskan tugas manual dan menurunkan biaya acara Anda .
Acara tatap muka tidak hanya kembali, tetapi juga berkembang pesat. Tetapi kembali ke acara tatap muka terjadi lebih cepat dan dengan volume yang lebih besar dari yang diperkirakan . Konsekuensinya, lonjakan permintaan tempat acara berarti ada persaingan yang lebih besar untuk ruang acara yang tersedia.
Meningkatnya biaya tempat dan kekurangan staf yang terus berlangsung mempengaruhi tempat juga mempersulit pencarian tempat yang cocok dan berkualitas. Pada tahun 2023, perencanaan awal untuk mencari tempat yang tepat untuk acara Anda akan menjadi sangat penting.
Kiat teratas: Tinjau proses sumber tempat Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan alat sumber tempat untuk mengotomatisasi dan mempercepat proses menemukan tempat yang sesuai.
Acara pasca-pandemi telah menjadi digital. Poros tiba-tiba ke acara virtual selama pandemi sangat mempercepat digitalisasi acara, dan berarti ke depannya, acara tatap muka akan sangat berbeda dari tahun 2019.
Pada tahun 2023, acara tatap muka akan menggabungkan lebih banyak poin kontak digital, yang didukung oleh teknologi. Ini akan memungkinkan pemasar dan perencana acara untuk menangkap wawasan yang lebih berharga tentang perilaku dan minat peserta untuk membangun pengalaman peserta yang lebih dipersonalisasi.
Lebih banyak poin kontak digital juga menawarkan kesempatan untuk memperluas keterlibatan acara Anda di luar tanggal mulai dan berakhir tradisionalnya, sehingga Anda dapat membuat keterlibatan peserta yang selalu aktif sepanjang tahun.
Tips teratas: Rencanakan untuk mengintegrasikan elemen digital ke dalam acara tatap muka Anda untuk meningkatkan dan mengukur keterlibatan peserta sebelum, selama, dan setelah acara Anda.
Tahun mendatang akan melihat organisasi fokus pada memberikan strategi acara multi-format. Formula pemenangnya adalah menggunakan perpaduan strategis antara format acara tatap muka, virtual, dan hybrid untuk terus melibatkan audiens.
Seperti apa ini? Berkat kemampuannya untuk memberikan keterlibatan yang lebih dalam, acara tatap muka akan menjadi inti dari program acara. Namun, acara virtual akan berfungsi sebagai jaringan penghubung antara pengalaman tatap muka tersebut, memberikan peluang bagi merek untuk terlibat dengan audiens online melalui penggunaan ulang konten acara.
Yang mendasari strategi ini adalah penggunaan konten yang menarik, khususnya video. Dengan audiens yang ingin mengonsumsi konten video sesuai permintaan, ada peluang menarik bagi tim acara dan pemasaran untuk berkolaborasi guna menggunakan kembali dan mendistribusikan konten acara sebelum, selama, dan setelah acara guna memaksimalkan keterlibatan .
Kiat teratas: Selera untuk video on-demand berarti Anda dapat menggabungkan konten acara dengan saluran pemasaran digital lainnya. Selain itu, pertimbangkan untuk membuat pusat konten sesuai permintaan tempat peserta dapat mengakses sesi pembicara dan konten eksklusif lainnya dari acara Anda.
Penyelenggara acara dapat menangkap lebih banyak wawasan data daripada sebelumnya, berkat digitalisasi.
Kekayaan data acara yang tersedia berarti bahwa pemasar dan perencana acara dapat memperoleh wawasan yang lebih dalam untuk meningkatkan pengalaman peserta dan meningkatkan keterlibatan. Sesi/konten mana yang paling menarik bagi peserta? Apakah acara tersebut menghasilkan peluang penjualan baru? Ini hanyalah beberapa pertanyaan yang dapat dijawab oleh data peristiwa.
Menggunakan data acara secara strategis juga akan membantu penyelenggara acara menerjemahkan dampak acara mereka menjadi hasil terukur dan terukur yang dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan dan pembuat keputusan.
Kiat teratas: Untuk dapat menangkap data yang tepat, Anda memerlukan alat yang tepat. Pastikan Anda memiliki teknologi yang tepat untuk melihat metrik utama dan menginformasikan perencanaan acara di masa mendatang.
Pandemi telah mengubah cara kami bekerja – dan hybrid akan tetap ada. Hampir setengah dari semua organisasi telah mengadopsi kerja hybrid atau jarak jauh , menurut Amex 2023 Global Meetings and Events Forecast.
Tetapi dengan tenaga kerja terdistribusi muncul tantangan baru. Menghubungkan, melatih, dan memotivasi karyawan yang tersebar akan menjadi sangat penting untuk mempertahankan budaya perusahaan yang kuat. Dan dengan banyak pekerja sekarang mengharapkan hybrid sebagai standar, merangkul cara kerja yang fleksibel akan diperlukan bagi perusahaan yang ingin menarik dan mempertahankan bakat.
Itulah mengapa tahun 2023 akan melihat fokus baru pada pertemuan dan acara internal . Meskipun mereka mungkin tidak menghasilkan arahan atau mendorong pendapatan secara langsung, mereka akan memainkan peran penting dalam membuat karyawan tetap terlibat, puas, dan termotivasi.
Tips teratas: Peralihan ke kerja hibrid dan fleksibel berarti bahwa para profesional rapat dan acara perlu memikirkan secara strategis tentang format acara mana – tatap muka, virtual, atau hibrid – yang paling efektif untuk tim Anda. Beberapa pertemuan, seperti pelatihan langsung, perlu dilakukan secara langsung, sementara pertemuan virtual dapat berfungsi dengan baik untuk pelatihan rutin. Alternatifnya, hybrid mungkin penting untuk acara seperti SKO, di mana akses virtual memungkinkan bagi mereka yang bekerja dari jarak jauh.
Dengan kebijakan ESG (Lingkungan, Sosial, dan Tata Kelola) yang menunjukkan komitmen perusahaan terhadap isu-isu utama seperti keberlanjutan dan keragaman, faktor-faktor ini akan menjadi semakin penting dalam setiap aspek desain acara.
Keberlanjutan
Keberlanjutan berada di garis depan pikiran semua orang. Dalam satu survei , 80% responden mengatakan bahwa organisasi mereka mempertimbangkan keberlanjutan saat merencanakan rapat dan acara. Dari jumlah tersebut, 76% telah menerapkan strategi program pertemuan berkelanjutan.
Namun meski menjadi prioritas, keberlanjutan tetap menjadi tantangan utama . Laporan pembandingan ICE 2022 menemukan bahwa 59% perencana acara melihat keberlanjutan sebagai tantangan bagi bisnis mereka.
Untuk mengatasi hal ini, penyelenggara acara akan berfokus pada pengukuran dan pelaporan dampak upaya keberlanjutan mereka. Ini akan mencakup menetapkan sasaran terukur dan melacak jejak karbon acara mereka melalui faktor-faktor seperti katering, konsumsi energi, dan jarak yang ditempuh oleh delegasi.
Kami telah melihat peningkatan upaya untuk meningkatkan inisiatif DE&I dalam industri acara dan ini akan terus menjadi prioritas di tahun 2023.
Memperjuangkan keragaman dan inklusi juga berarti upaya bersama untuk menyelenggarakan acara yang lebih inklusif dan dapat diakses oleh semua orang. Ini multi-segi dan datang dalam berbagai bentuk.
Misalnya, ini dapat mencakup pemilihan tempat yang 100% dapat diakses atau pengumpulan informasi yang relevan, seperti persyaratan aksesibilitas, dari peserta selama proses pendaftaran, sehingga Anda dapat mengakomodirnya selama perencanaan acara.
Ini juga bisa berarti memastikan bahwa pembicara dipilih dari berbagai latar belakang, menawarkan kepada peserta kemampuan untuk menghadiri acara secara virtual, atau memastikan bahwa bahasa inklusif digunakan di seluruh komunikasi acara.
Bukan rahasia lagi: stres beberapa tahun terakhir telah menyebabkan banyak penyelenggara acara merasa kewalahan dan terlalu banyak bekerja. Dan seperti banyak lainnya, industri acara juga mengalami Pengunduran Diri Hebat .
Untuk memitigasi hal ini, telah terjadi pergeseran untuk fokus pada kesehatan dan kesejahteraan karyawan dalam industri. Pada tahun 2023, organisasi perlu menunjukkan komitmen mereka untuk membangun budaya perusahaan yang sehat. Dengan karyawan yang menuntut lebih banyak dari pemberi kerja, bisnis juga perlu memprioritaskan manfaat utama seperti kerja yang fleksibel, menawarkan paket kompensasi yang lebih baik, dan memberikan peluang untuk peningkatan karier.
Sisi lain dari koin adalah fokus yang muncul pada kesejahteraan delegasi di acara-acara. Misalnya, ada pengakuan yang lebih besar akan kebutuhan untuk menyediakan waktu henti bagi delegasi selama acara sibuk - pengenalan ruangan yang tenang atau 'pusat kebugaran', hanyalah salah satu contohnya.
Pemandangan acara berubah dengan cepat. Dihadapkan dengan kekurangan staf dan serangkaian persyaratan acara yang lebih kompleks , penyelenggara acara perlu mengandalkan tim pemasok dan mitra tambahan untuk membantu melaksanakan acara mereka.
Ini berarti bekerja dengan mitra yang tepat untuk mencari tempat dan membangun hubungan dengan vendor dan penyedia teknologi untuk memberikan pengalaman acara yang menarik.
Kiat teratas: Dalam lanskap yang kompleks ini, pelatihan dan pendidikan berkelanjutan akan menjadi kunci untuk tetap menjadi yang terdepan dan meningkatkan keterampilan Anda.
Untuk mencapai efisiensi yang lebih besar, mengurangi biaya, dan meningkatkan visibilitas di seluruh rapat dan acara mereka, perusahaan akan berupaya mengkonsolidasikan teknologi mereka dengan mengintegrasikan tumpukan teknologi mereka.
Tumpukan teknologi terintegrasi berarti Anda dapat menyimpan data acara Anda dalam satu sumber kebenaran. Ini juga memfasilitasi aliran data antara sistem internal, seperti Pemasaran/CRM, SDM, sistem keuangan, dan lainnya.
Hal ini tidak hanya memberikan gambaran menyeluruh tentang seluruh rapat dan program acara Anda, tetapi juga memungkinkan Anda untuk menstandarkan dan menerapkan kebijakan global di seluruh organisasi Anda dan meningkatkan pelaporan.
Kiat teratas: Pastikan data peristiwa Anda tidak dipisahkan dari sistem internal lainnya. Gunakan platform acara yang kuat yang dapat diintegrasikan dengan sistem inti Anda untuk membuat satu sumber kebenaran dan meningkatkan pengukuran.
2023 tampaknya akan menjadi tahun yang menjanjikan untuk pertemuan dan acara. Kembalinya acara tatap muka yang kuat, dikombinasikan dengan peluang untuk memanfaatkan data dan digitalisasi untuk meningkatkan efisiensi, berarti penyelenggara acara lebih siap untuk mengadakan acara menarik yang membuktikan ROI.